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  紫荆豪庭 接管方案 北 京 城 承 物 业 管 理 有 限 责 任 公 司 二 00 八 年 九 月 十 八 日 目 录 一、接管方案…………………………………………………………2 1.0 方案目的…………………………………………………………2 2.0 实施范围…………………………………………………………2 3.0 职责………………………………………………………………2 4.0 方法和控制过程…………………………………………………2 5.0 接管的程序………………………………………………………8 6.0 项目组织架构及责任分工………………………………………9 7.0 接管的标准及职责分工…………………………………………9 8.0 接管资料要求……………………………………………………9 9.0 质量记录…………………………………………………………10 附件: 二、接管不合格项处理作业指导书…………………………………11 三、原始接管资料清单………………………………………………12 - 1 - 一、接管方案 1.0 方案目的:在现有物业管理正常运转的基础上,以接管验收为依据,数量准 确、主体结构安全和满足使用功能为主要内容的继续检验;明确交接双方的 责、权、利关系,确保物业具备正常的延续使用功能,为接管后的物业管理 工作提供法律依据,确保与原物业公司交接工作顺利进行。 2.0 实施范围:项目接管组,公司各职能部门 3.0 职责: 3.1 总经理负责对公司内部职能部门工作安排及对业主委员会、相关政府部门、 新闻媒体沟通协调; 3.2市场部负责协助总经理处理相关协调工作实施; 3.3项目经理负责具体接管方案策划、组织、实施; 3.3工程部负责对项目设备设施掌握、应急设备设施准备、具体接管实施; 3.4人事部负责人员筹备、培训、演练、掌握项目人员情况,工服、各类证照(公 章)办理; 3.5环境部负责接管安全、绿化、清洁方面具体接管实施; 3.6财务部负责对各类财务、收支状况、各类报表、收费标准、物品折旧、开办 预算、欠费、停车场管理系统流程资产情况等掌握,备用金预备,确认财务债权交接时限、并作 好接管实施。 3.7客服部负责对现有业主满意度情况及物业公司服务情况掌握了解,并组织对 各类档案及业主资料接管理实施,并对接管后资料记录汇总永久存档; 3.8综合事务部负责对各类产权掌握、对内对外各类合约限期及履约情况、供应 商约见面谈、各业务单位缴费用情况、各类接管物资准备; 3.9护卫大队负责各种应急反应处理,安全的接管以及协助各部门接管实施工作; 4.0 方法和控制过程 4.1 接管进度 4.1.1接到投标书之日起开始准备对人员筹备、培训及工服、物资准备; 4.1.2中标之日起派人进入项目,了解业主需求,并对重要交接内容进行监视核 查; 4.1.3告知业主委员会要求原物业公司提交移交清单并接管各种档案资料; 4.1.4中标1日内在媒体公示中标信息、召开接管动员会议、开始接管演练; - 2 - 4.1.5提交接管计划、共管期责任划分给业主委员会、原物业公司; 4.1.6邀请街道办、居委会、派出所、新闻媒体举行交接仪式;接管工作按分工 细则进行; 4.1.7接管一周后将接管情况函告业主委员会; 4.1.8召开接管总结会。 4.2 接管应急预案工作内容 4.2.1对设备设施保障工作 (1)书面告知业主委员会接收项目资料并对配套设施设备检验核对;要求原物 业公司有书面保证所有设备设施不低于3个月的正常运转。 (2)告知业主委员会要求原有物业公司以书面形式提供现有设施设备更换、维 修情况及完好清单; (3)针对投标物业设施设备,配备相应的特殊技术人员; (4)收集设备设施对应的产家及维保单位联系电线)准备供电、供水、照明等必须生活应急设备; (6)派驻各种专业技术人员对原有设备问题或可能出现故障问题重点验收; (7)发生故障不能运行影响业主必须生活的设备设施用应急设备进行替换; (8)对产家及维保单位不能解决的故障拍照、录像留档,在一周内购置新设施 设备更换。 (9)对已接管的设施设备全方位满负荷运行,密切注意各种设备设施参数变化 并作好记录; 4.2.2原物业公司突然提前离场 (1)在接到投标书信息,由该项目经理针对该项目情况筹备人员并对其进行培 训,以及相应物资准备; (2)征得业主委员会、招标机构同意,由总经理任组长,从现有管理处抽调副 主任级人员为组员,成立应急接管小组。在业主委员会、招标机构及相关 政府单位监督下24小时内全面临时接管项目,保证项目正常运行。 (3)物业接管理后的一周内对已接管的物业情况书面提交业主委员会、招标机 构和政府相关单位; 4.2.3原物业公司拒绝交接 (1)中标后根据招标文件接管期限要求提前向原物业公司发放接管告知函,并 - 3 - 抄送业主委员会、招标机构、相关政府单位; (2)协助业主委员会将原物业公司拒交接情况及时函告居委会、行业主管部门 及相关政府单位; (3)协助业主委员会、居委会等部门与原物业服务人员分类别进行沟通交谈, 争取原物业服务人员理解支持,优先安置一部分优秀现场服务人员; (4)协助业主委员会24小时监视原物业服务机构在小区内的物业管理活动,收 集破坏性的行为证据; (5)协助业主委员会对原物业公司有损害原物业管理行为或破坏性的事实及时 向公安机关报案; (6)接待小组随时准备按《接管投标物业项目的应急预案》处理。 4.2.4原物业公司交接后拒绝离场 (1)中标公司将情况及时函告业主委员会、招标机构、相关政府单位; (2)接管小组分别与原物业服务人员分别进行沟通交谈,争取原物业服务人员 清楚行为利害关系; (3)协助业主委员会安排街道办、居委会、派出所、行政主管部门与原物业公 司高层负责人座谈; (4)已接管小组人员在不正面冲突情况下,由中标公司增调人员协助,24小时 监守各岗位,预防一些破坏性行为发生; (5)业主委员会对原物业公司发放律师函; (6)有违法行为,协助公安机关追究相关人员的刑事责任; 4.2.5业主拒绝中标公司进驻 (1)中标前对项目现有业主情况,分别对单个业主进行沟通,并对原物业公司服 务不到位问题进行了解; (2)中标后向业主宣传公司理念模式也及服务承诺; (3)由总经理、项目经理出面对阻碍进驻业主进行沟通,消除担心的问题; (4)借助街道办、居委会、派出所力量座谈、宣传沟通; (5)对有违法行为上报派出所的处理。 4.3 接管的内容: 4.3.1房屋的质量及使用功能及产权 房屋的现有质量及使用功能检验包括主体结构、屋面、楼地面、地下室、 - 4 - 楼内外装修等方面,房屋(包括公共与业主)维修记录、装修档案。产权确认包 括会所、空置房、地下车库、车位、管理用房、商业用房以及相关钥匙交接等; 4.3.2设备及配套设施各种运行情况接管 设备及配套设施检验包括电气线路、室内外照明、供配电系统、室内外给 排水系统、消防系统、避雷系统、采暖、门禁系统、闭路监控系统、电梯、标识 系统、车场管理系统、对讲系统、其他智能化系统、娱乐设施及相关配套的设备 房等附属工程及相关文件。 (1)检验设备设施功能是否符合规定,有无损坏情况; (2)各类设备设施运行维护/维修/改造/运行年检的记录档案及保养合同; (3)各类配件、支架、管线)相关的仪表、永乐国际app仪器是否齐全、现有表底数; (5)水、电、停车场管理系统分为哪几部分组成气、供暖底数记录以及各类代收代缴合同; (6)对于无线电、电梯、消防、采暖等有无按政府许可证、年检、维护保养合 同以及维修记录; (7)相关的附属设施如沟、井等符合规定,要求无堵、塞不通畅等现象。 (8)停车场收费管理系统的维护、发卡、密码管理、资料管理等; (9)其它保修保养合同,保险合同以及质量保证书; (10)各类设备软件、密码、钥匙交接; (11)停车场、户外广告、水箱、排污的注册备案、许可证以及年检情况; 3.3.3小区安全、环境接管 小区环境接管包括小区道路、围墙、园林绿化工程等; 护卫巡查、值班、放行、业主满意度调查表、突发事件、各类治安案件、停车场管理系统功能 清 洁、绿化、消杀、垃圾清运、化粪池清理等各种记录 ,清洁、绿化工具; 护卫、消防器材; 4.3.4资产资料接管 (1)合同协议(水、电、气、供暖、网络/有线/电信、广告、电梯维保、垃圾 清运、化粪池、消杀、各智能化系统的维保、高空作业、会所、保险、银行、, 业主、商业、事业单位等其他合作单位的合同协议) (2)财务账目(各种应收应付的本体维修基金、管理费、维修金、资产折旧、 停车费、各类押金、月票、商业/广告费水电气暖、垃圾费、外包维修费/ - 5 - 维保费/清洁费、各类帐务报表、收支报表等); (3)资产物料(维修物料、节日装饰物料、办公物料物资等以及储备的各类物 资,相关设备也及各类房屋产权、钥匙); (4)各类联系方式(发展商、街道办、居委会、派出所、各业务单位、参与建 设该小区的设计、工程监理及所有施工队伍(含分包队伍)等单位的名称、 负责人、联系人、联系电线)原始资料接管(见附件《原始接管资料清单》) 4.4 接管注意事项: 4.4.1 接管虽然是也是正常运转的物业,除了对数量进行核对还是得对每一细节 使用进行检验(如地漏排水不畅、消防栓配件缺失、门锁钥匙不相配等等)。 4.4.2 接管必须按接管一项保管一项的原则。 4.4.3 接管一定要写明接管日期,整个接管过程用文字、相片、录音、录相作记 录,以便区分责任。 4.4.4现有物业运作工作计划、进度,重点跟进的工作事宜。 4.4.5正式交接前突发情况按《接管投标物业项目的应急预案》24小时内进行全 面接管。 4.5 准备工作: 4.5.1在共管期内各项目组工作人员进驻现场,熟悉整个小区的环境,掌握各种 设备设施的安装、性能、运行及维修情况,对各组涉及的项目重点跟踪检验, 接管项目有问题的,及时与业主委员会、联系,由原物业单位进行处理。 4.5.2 根据业主委员会所提供的资料(如竣工图、设备清单、设备维修保养更换 记录等),编制接管所涉及内容的各种表格,并修订接管计划。计划包括接 管人员的专业分组、任务分配及接管进度等。 4.5.3 物资准备、人员分工,对接管人员进行培训、统一接管要求、工作方法、 与原物业公司交接人联系。 4.5.4与原物业公司联系,要求相关单位、开发商人员共同接管,所有设备须由 其人员进行开机满负荷运行检验。 4.6 接管实施: 4.6.1接管组长根据项目情况制定接管实施方案; - 6 - 4.6.2产权档案资料直接与业委会对接,现场设备设施由业委会、中标公司、原 物业公司三方当面交接,对财务帐务等不能现场交接工作确认责任承担期限; 4.6.3各接管小组人员开始按专业分工及标准、计划、设备清单等进行接管。对 实物的接管,主要接管设备和主材料的规格、型号、制造厂,并清点数量, 并作最大负荷运行以验证功能。接管过程中,对不合格项(与原接管验收不 符),在相关接管表格中做好记录由交接三方签字确认; 4.6.4所有接管标准参照原物业公司与业主委员会物业服务合同; 4.6.5在管中现场小组不能解决的问题请求公司专家组解决; 4.6.6对接管中有争议的问题由业主委员会确认。 4.7 接管后不合格项的处理 4.7.1每项接管结束后,接管小组专业人员对各单项情况进行统计。下列设备是停车场管理系统中入口设备的有 4.7.2接管小组负责人汇总各单项的不合格内容,形成《接管问题报告》并提交 原物业公司\业主委员会\开发商。由业主委员会督促原物业公司进行整改。 4.7.3中标物业公司对《整改报告》的整改活动进行跟进,为整改内容的接管做 准备。 4.7.4 中标物业公司根据原物业公司约定的日期对整改内容进行接管,并进行记 录和统计。由中标物业公司负责人形成《整改内容复验报告》呈报业主委员 会。 4.7.5对原物业公司不按规定整改情况报送业主委会员备案。永乐国际app, 4.8 接管后的处理工作 4.8.1 小组专业人员根据分工写出单项的接管报告,接管小组负责人根据全部的 单项接管报告形成综合性接管报告的评定及意见书,呈报项目负责人。同时 将各不合格项目形成书面报告,呈报业主委员会。 4.8.2 中标物业公司与原物业公司进行正式移交,填写《接管移交记录》并办理 有关手续。 - 7 - 5.0 接管的程序: 责任人及要求 中 标 接 管 验 收 按中标接管要求 整改 原管理单位负责 不合格 提交接管条件、标 准、资料及其审核 接管项目组逐项审核 合 格 当日内约定接管时间 接管领导小组 对物业的功能 数量进行检验 接管项目组会同原物业单位 不 合 格 合 格 项目组长签署项目验 合格 按验收不合格项处 收交接表 理作业指导书处理 接管项目组 接管领导小组组长签发接管文件,正 式接管 接管领导小组 - 8 - 6.0 项目组织架构及责任分工: 接管领导组 (项目经理) 一 组 二 组 三 组 设备项目组 环境设施项目组 文 件 资 料 组 (工程部经理负责) (经理助理负责) (财务经理负责) 6.1 接管领导小组组长:物业总经理;副组长:管理处经理。 6.2设备项目组五人、环境设施项目组六人,文件资料组三人,负责人即为组长。 6.3 设备组主要接管内容为:包括不仅限于(4.3.1,4.3.2)及各变配电室及设 备、风机、地面各管道阀门井、消防井、消防系统、电梯、供暖设施、给排水设 施、中控室及设备、停车场、小区路灯、信报箱、电表、水表及阀门、门禁、智 能化设备、各类软件密码、表读数。 6.4 环境组主要接管内容为:包括不仅限于 (4.3.3)及房屋室内、房屋公共部 位(楼宇标准层、地下室、天台、楼道等)、小区道路、小区围墙、小区沙井、 检查井、绿化工程、水景工程、垃圾箱、保安岗亭。 6.5 资料组主要接管内容为:包括不仅限于(4.3.4)及房屋产权资料、业主资 料、政府验收合格资料、工程技术资料(图纸、说明书),房屋维修记录、装修 档案现运行的各种合同,协议,现有资金收支情况等。 7.0 接管的标准及职责分工: 7.1 相关标准参考《接管标准》;原业主委员会服务合同。 7.2 各组按照具体分工内容,依照有关标准进行接管,并做好各项记录和跟进工 作。 8.0 接管资料要求: 8.1 资料内容见《接管资料清单》及接管内容要求。 - 9 - 8.2 职责:对接收的资料作好记录,并分类存档。将遗留问题在《接管资料遗留 问题登记表》进行登记备忘,并在公司综合事务部归档长期保存。 9.0 质量记录 接管资料移目录、接管资料移交登记表(业主入伙)(装修)(合同协议)(财 务)(钥匙)(物资)(产权);紫荆豪庭接管表(室外公共设施)(小区路灯) (小区围墙)(小区道路)(天台)(楼层公共部分)(智能化安防系统)(雨 水井)(污水井)(管道阀门井)(消防井)(变配电室)(保安岗亭)(电梯) (风机)(风机房)(消防栓)(录相资料) 接管移交记录接管问题汇总表 - 10 - 附件1: 二、接管不合格项处理作业指导书 1.0 定 义:不符合前期物业管理合同标准或与接管移交不能满足物业正常运 转的内容。 2.0 目 的:维护业主及物业接管单位的利益。 3.0 适用范围:所有接管中发现的问题。 4.0 方法和过程控制: 责任人及要 求 收集统计验收中 发现的问题 接管项目组 呈报验收领导小组并 原物业单位提出解决方 案,双方签字认可 及时反馈业主委员会 影响正常使用与 安全的质量问题 是 否 必须约定期限整改 可过运行,边整改, 原物业管理单位 和调试,直至合格 直至合格 提请接管小组复验对无 原物业管理单 法整改修复业主委员会 位 - 11 - 附件2 三、原始接管资料清单 一、产权资料 1 项目开发批准报告; 2 规划许可证; 3 投资许可证; 4 土地使用合同; 5 建筑开工许可证; 6 用地红线图。 二、综合竣工接管资料: 1 竣工图(包括总平面布置图、建筑、结构、水暖、电、气、设备、附属工程各 专业竣工图及地下管线 建设工程竣工接管证书; 3 公共配套设施综合接管合格证书; 4 供电协议书、许可证; 5 有线建筑消防接管合格证书; 8 智能化系统(监控、门禁、对讲、远程抄表等)接管合格证书。 三、施工设计资料: 1 地质报告书; 2 图纸会审记录; 3 设计变更通知单; 4 工程预决算报告书; 5 重要的施工会议纪要; 6 隐蔽工程接管记录; 7 沉降观测记录; - 12 - 8 钢筋、水泥等主要材料的质量保证书; 9 新材料、新配件的鉴定合格证书; 10沙浆、混凝土试块试压报告; 11供水的试压报告; 12 其他可能会影响将来管理的原始记录。 四、机电设备资料: 1 设备出厂合格证; 2 设备使用说明书(要求中文); 3 设备安装、调试报告; 4 设备保修卡、保修协议。 五、业主资料: 1 已购房的业主姓名、位置、面积、联系电线 已购房(过户)的业主的购房合同、房产证、身份证复印件。 - 13 -

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